De ce trebuie sa tii cont in alegerea unei aplicatii pentru evenimente

Una dintre tendintele actuale in organizarea de evenimente este utilizarea tehnologiei. O aplicatie pentru evenimente poate fi o alegere importanta atat in ceea ce priveste bugetul, cat si al resurselor implicate. Un sondaj realizat de Event Manager Blog in ianuarie 2018, demonstreaza ca principalul factor de decizie in alegerea unei aplicatii este costul acesteia, 67% dintre participanti considera pretul cel mai important. Urmatorii factori de decizie sunt: utilizarea tehnologiei moderne (60%), integrarea (58%) si suportul pe care aplicatia il ofera (57%), solutiile all in one (43,2%), recomandari (26,3%), prezenta locala (17,6%).

Cele mai cerute caracteristici ale aplicatiilor pentru evenimente sunt networking-ul, implicarea pe care o genereaza si afisarea agendei. Pe langa acestea, optiunea de chat a devenit din ce in ce mai utilizata, iar numarul aplicatiilor care o au integrata a crescut simtitor fata de anul trecut, ajungand la 14%. Aceasta optiune le permite organizatorilor de evenimente sa comunice cu participantii la eveniment ca parte a echipei de suport.

Inainte de a luat decizia de a cumpara o aplicatie, orice organizator de evenimente trebuie sa stabileasca bugetul si sa analizeze daca aplicatia va genera rezultatele asteptate. Toti pasii, pornind de la realizarea bugetului, pana la evaluarea evenimentului le pot afla la cursul de Planificarea si organizarea evenimentelor.

Cum sa evaluezi daca o aplicatie functioneaza pentru evenimentul tau?

Aproape jumatate dintre participantii la studiu au declarat ca utilizeaza in prezent o aplicatie pentru evenimente sau conferinte. Cu toate acestea sunt inca foarte multi organizatori de evenimente care nu sunt siguri ca aplicatia va adauga suficienta valoare evenimentului pentru a justifica pretul acesteia, mai ales daca bugetul lor este redus. Costul unei aplicatii poate ajunge in functie de caracteristicile disponibile si gradul de personalizare pana la 100 000$. In alegerea aplicatiei este nevoie de o abordare rationala, critica si profesionala, precum si de analizarea rapoartelor si clarificarea obiectivelor directe, imediate.  

Iata cateva aspecte pe care trebuie sa le aiba in vedere cei care doresc sa achizitioneze o aplicatie pentru evenimente.

1.      Cunoasterea audientei

Daca ati utilizat anterior o aplicatie pentru evenimente, trebuie sa aveti acces la o serie de informatii precum cine a descarcat aplicatia, pe ce suport a fost utilizata, cat de bine a functionat si care a fost cel mai vizitat continut. In functie de analiza acestora veti sti daca aceasta a avut un randament bun sau nu.

In cazul in care nu ati mai utilizat niciodata o aplicatie pentru evenimente, trebuie sa va cunoasteti foarte bine audienta, in special daca este vorba despre un eveniment nou. Pentru a intelege cat de utila este tehnologia in organizarea evenimentului, trebuie sa luati in considerare cateva aspecte precum, grupa de varsta a participantilor, categoria sociala, rata de utilizare a telefoanelor mobile, interesul pentru social media, disponibilitatea de a oferi feedback si a completa chestionare. Aceste indicatoare pot fi un inceput pentru a va intelege mai bine audienta.

2.      Analizati obiectivele evenimentului

Inca un aspect important este obiectivul evenimentului. Trebuie sa stiti foarte clar ce va doriti sa obtineti si cum va poate ajuta aplicatia in acest proces. Iata cateva exemple despre obiectivele evenimentului si cum o aplicatie poate contribui:

Obiectivul evenimentului: cresterea bazei de clienti si a loialitatii.

56% dintre aplicatiile analizate, au disponibile functii pentru cresterea numarului potentialilor clienti. O aplicatie pentru eveniment este un mod prin care participantii pot evalua evenimentul, pot oferi recenzii care sa va ajute sa imbunatatii serviciile oferite.

Functiile cu ajutorul carora se incurajeaza implicarea participantilor se regasesc la 89% dintre cele 131 de aplicatii analizate pentru raport. Optiuni care permit distribuirea continutului, fotografiilor, forumuri sau chat incurajeaza implicarea oamenilor si crearea de conexiuni.

Obiectivul evenimentului: sa fiti perceput ca un lider si un inovator in domeniul vostru.

Domeniul organizarii de evenimente este unul foarte competitiv, iar tehnologia va poate ajuta sa va diferentiati de concurenta. Incercati sa obtineti feedback de la participanti prin intermediul chestionarelor, poll-urilor si rapoartelor pentru a le oferi o experienta cat mai speciala. O aplicatie precum Eventmobi contine functii precum multiple poll-uri live, optiuni multiple, votare, rezultate anonime care pot fi exportate, rezultate directe cu grafice personalizate si spatiu pentru sponsori. 

Daca utilizati un chat ar trebui sa aveti acces la istoricul conversatiilor pentru a afla daca publicul a fost interesat de aspecte specifice sau a intampinat anumite probleme. Toate aceste informatii va pot ajuta sa programati continutul pentru evenimentul urmator si sa ameliorati eventualele probleme.

Obiectivul evenimentului: crearea unui eveniment verde aliniat la obiectivele CSR.

Tot mai multi organizatori de evenimente opteaza pentru evenimente in care sa reduca sau chiar sa elimine materialele tiparite. Puteti utiliza o aplicatie pentru a le furniza participantilor toate informatiile de care au nevoie in format digital. Aplicatiile pentru conferinte si evenimente business permit accesul utilizatorilor la prezentarile vorbitorilor si distribuirea informatiilor.  

Obiectivul evenimentului: crearea de oportunitati de business pentru participanti, sponsori si expozanti.

Conform studiului, 79% dintre aplicatii ofera functii de networking, indispensabile pentru evenimentele business. O aplicatie pentru evenimente poate fi utila pentru a stabili intalniri, agende personalizate, pentru a crea conexiuni intre recrutori si participanti. Multe aplicatii au disponibile profilurile participantilor. Aceste optiuni va ajuta sa analizati numarul celor care au descarcat continutul, numarul click-urilor pe banner-ele sponsorilor.

Obiectivul evenimentului: profitul.

Chiar daca aplicati implica un cost, aceasta ofera un potential semnificativ de a economisi si oportunitati de a genera profit. De exemplu, automatizarea procesului poate ajuta la gestionarea task-urilor si economisirea timpului. Mai mult, aplicatiile ofera sponsorilor analize detaliate care sa ii determine sa revina, iar acest lucru ii poate ajuta pe organizatorii de evenimente in obtinerea sponsorizarilor. Pentru evaluarea ratei de succes a aplicatiei si profitabilitatii acesteia este necesar sa formulati obiective specifice atat pentru eveniment, cat si pentru aplicatie.

3.      Integrarea mai multor optiuni si segmentarea utilizatorilor

Organizatorii de evenimente trebuie sa lucreze cu instrumente variate pentru a fiecare parte a evenimentului: sisteme de feedback de la participanti, rezervari, agenda. Integrarea cat mai multor functii este unul dintre principalii factori in alegerea unei aplicatii pentru 39.7% dintre organizatorii de evenimente. Asigurati-va ca aplicatia integreaza cat mai multe dintre nevoile voastre pentru a economisi timp si a elimina pe cat posibil eventualele erori.

Ganditi-va la diferite grupuri care vor utiliza aplicatia si beneficiile pe care aceasta le aduce, de exemplu participantii, vorbitorii, expozantii, sponsorii, presa, VIP-urile si echipa de management. Fiecare dintre acestia vor avea nevoi si cerinte specifice foarte diferite. Segmentati principalele grupuri si analizati aplicatiile pentru evenimente din fiecare perspectiva. Atunci cand optati pentru o anumita aplicatie trebuie sa va ganditi cum aceasta ar putea usura munca sau imbunatati experienta tuturor celor care o utilizeaza.

Anumite aplicatii va permit sa creati profiluri diferite care ofera functii si continut personalizat in functie de nevoile fiecarei categorii. De exemplu, cu o singura aplicatie presa poate descarca informatiile si comunicatele, event manager-ul poate modera live intrebarile primite, iar VIP-urile o pot utiliza pentru a avea acces in spatiile speciale ale evenimentului.

4.      Cerceteaza optiunile

Indiferent de cerinte, daca anticipati principalele voastre nevoi, puteti determina care aplicatie se va potrivi cel mai bine. De asemenea, cercetarea este utila si pentru a afla care sunt costurile. Majoritatea aplicatiilor sunt disponibile si in variante demo, astfel ca organizatorii de evenimente pot testa aplicatiile inainte de a le cumpara. Fie ca alegeti sa cautati recenzii sau alti utilizatori ai aplicatiei pe care intentionati sa o achizitionati, experientele alor utilizatori va vor fi utile. Inca un lucru pe care trebuie sa il aveti in vedere este ca exista si anumite riscuri atunci cand alegeti sa utilizati o aplicatie. Printre problemele pe care le puteti intampina se numara: depasirea bugetului, participantii nu descarca materialele, nu aveti conexiune WiFi, aplicatia nu este compatibila cu anumite telefoane, sisteme de operare. Sunt aplicatii precum Attendify, care pot functiona si offline. Aplicatia este utila daca scopul principal al evenimentului este sa obtineti un numar cat mai mare clienti si sa stabiliti conexiuni intre ei prin scanarea cartilor de vizita.

De asemenea, este importat si dispozitivul de pe care utilizati aplicatia. Sunt aplicatii disponibile numai pentru telefoanele mobile, aplicatii disponibile pe web si aplicatii disponibile in ambele variante.

5.      Caracteristici de baza vs. personalizare

Nu in ultimul rand, atunci cand alegeti sa achizitionati o aplicatie pentru evenimentele voastre trebuie sa tineti cont de caracteristicile de baza ale acesteia si de posibilitatile de a o adapta nevoilor voastre specifice. Foarte multe aplicatii ofera functii de baza precum o agenda a evenimentul si inregistrarea online. In functie de caracteristicile particulare, pretul aplicatiilor poate creste proportional, astfel ca trebuie sa analizati si sa intelegeti nevoile voastre si felul in care va poate ajuta aceasta. Daca aveti un buget limitat sau rata de utilizare a acesteia a fost mica (putine descarcari) cea mai buna varianta este sa alegeti o aplicatie standard. Daca la evenimentele anterioare numarul celor care au descarcat si utilizat aplicatia a fost unul ridicat, puteti sa personalizati aplicatia pentru a raspunde si mai bine cerintelor acestora.

 Surse: Event Manager Blog