Cele mai populare aplicatii in organizarea de evenimente

Peste 91% dintre organizatorii de evenimente considera ca aplicatiile pentru evenimente sunt utile in munca lor, conform unui studiu realizat de catre Event Manager Blog la inceputul anului. Aproape jumatate (46%) dintre participantii la studiu au declarat ca folosesc in mod constant in prezent o aplicatie pentru evenimente sau conferinte, in timp ce 26% au declarat ca intentioneaza sa utilizeze astfel de aplicatii in viitorul apropiat. Mai mult de jumatate dintre organizatorii de evenimente si agentiile de marketing participante la studiu (53%) nu utilizeaza in prezent niciun software pentru organizarea evenimentelor.

Conform studiului, principalul factor de decizie in alegerea utilizarii unei aplicatii este in continuare costul pe care aceasta il presupune. Trebuie avut in vedere faptul ca pretul unei aplicatii pentru evenimente poate varia foarte mult de la gratuit pentru caracteristici de baza, pana la peste 100 000 $. De asemenea, pretul de pornire al aplicatiei poate suferi modificari substantiale fata de suma initiala daca solicitati suport sporit sau caracteristici personalizate.

Alegerea unei aplicatii pentru eveniment care sa corespunda nevoilor particulare ale celor implicati poate fi una dificila. Majoritatea aplicatiilor sunt disponibile intr-o varianta demo, pentru ca organizatorii de evenimente sa poata intelege capacitatile si potentialul aplicatiei, precum si a modului de functionare. De exemplu, aplicatia Swapcard, disponibila in Europa, permite utilizatorilor sa descarce o varianta demonstrativa. Aplicatia este dedicata evenimentelor de networking si se concentreaza asupra crearii de conexiuni intre participanti. Swapcard ruleaza atat pe desktop, cat si pe telefonul mobil. Versiunea de baza a acesteia este gratuita, dar costurile cresc in functie de numarul caracteristicilor disponibile.

Printre cele mai populare caracteristici de baza ale aplicatiilor pentru evenimente se numara inregistrarea online, instrumentele de email marketing, precum si instrumente pentru feedback.

In alegerea unei aplicatii pentru eveniment trebuie sa ai in avere tipul de eveniment, publicul si nevoile echipei de organizare. Toate caracteristicile fiecarui eveniment si modul in care iti poti dezvolta o strategie adecvata in care sa integrezi ultimele tehnologii le poti afla la cursul de Planificarea si organizarea evenimentelor sustinut de Bianca Preda.  In functie de tipul de eveniment pe care il organizezi poti alege o aplicatie pentru conferinte si evenimente corporate, festivaluri, aplicatii pentru networking si evenimente B2B, nunti si petreceri ceremonii sau evenimente sportive.

Conferinte

Un dezvoltator de aplicatii pentru evenimente business in Romania este mReady (MOBLIE READY). Aplicatiile create de mReady ofera programul evenimentelor personalizat, galerie de imagini, suport si harti interactive, profilul participantilor si optiune de chat si forum. Aplicatia este utilizata de ARCUB si le permite utilizatorilor sa obtina informatii despre fiecare eveniment care se desfasoara in locatia respectiva, precum si posibilitatea de a selecta evenimentele preferate.

Pathable este inca un bun exemplu de aplicatie speciala pentru conferinte. Aceasta este utila pentru conectarea cu participantii inainte, dupa si in timpul evenimentului. Printre caracteristicile disponibile se numara agenda personalizata, lista expozantilor, profilul participantilor si forum. Aplicatia este utilizata de catre Yahoo, Microsoft, SAP si TechCrunch.

Goomeo este o aplicatie care ruleaza atat pe Android, Apple, cat si Windows, utila pentru expozitii, targuri, conferinte si evenimente corporate. Aplicatia permite accesul la continut diferit personalizat pentru nevoile fiecarei categorii de oameni implicati in eveniment: participanti, vorbitori, expozanti, VIP-uri. In plus fata de majoritatea aplicatiilor pentru evenimente, Goomeo, ofera optiunea de notite audio si instrumente pentru selfie-uri.

Festivaluri

Indiferent de tipul de festival pe care il organizezi, aplicatiile pentru evenimente te pot ajuta sa te conectati mai usor cu participantii si sa le oferi o experienta cat mai speciala. Printre caracteristicile cele mai populare ale aplicatiilor pentru festivaluri se numara posibilitatea ca participantii sa isi creeze propriul playlist, sau sa se inregistreze online. 

Pentru unul dinte cele mai populare festivaluri de muzica internationale, Coachella, este utilizata aplicatia FestApp creata de Aloopa. Aceasta permite distribuirea programului, harta festivalului cu localizare GPS si poate functiona si offline. Un alt exemplu de aplicatie utila pentru festivaluri este Eventbase, utilizata de Festivalul de Film Sundance si Adobe. Aceasta este o varianta buna daca va doriti sa le oferiti sponsorilor o vizibilitate cat mai mare.

Evenimente B2B si networking

Evenimentele business sunt despre conexiunea dintre participanti, astfel ca rolul aplicatiilor este de a facilita networking-ul inainte, in timpul si dupa conferinta. Attendify ofera instrumente simple care ii ajuta pe organizatori sa creeze posibilitati de socializare private, mesaje, comentarii, profiluri personale si distribuirea fotografiilor. Aplicatia este utila pentru o gama variata de evenimente precum conferinte, lansari de produse, teambuilding, workshop-uri, petreceri, festivaluri sau ceremonii.

Attendify este utilizata de catre Google, Sephora, PepsiCo, Subaru, Harvard University, The Washington Post si American Airlines.

Surse: Event Manager Blog, Eventbrite.com.