5 reguli esentiale de eticheta in comunicarea scrisa

Intr-un mediu de business competitiv, cunoasterea regulilor de eticheta si protocol este esentiala atat in comunicarea verbala, cat si in cea scrisa. De la redactarea unui email, pana la intalnirile de afaceri, eticheta este cea care ne dicteaza felul in care actionam in activitatea noastra profesionala dar si modul in care suntem perceputi de catre parteneri. Iata primele 5 reguli de eticheta in comunicarea scrisa pentru a dobandi un avantaj competitiv. 

Verificarea numelui destinatarului

Prima regula esentiala in comunicarea scrisa este verificarea numelui celui care urmeaza sa primeasca mesajul. Atat in mediul profesional, cat si in cel privat, comunicarea trebuie sa fie eficienta. Pentru aceasta trebuie sa te asiguri in primul rand ca mesajul va ajunge la persoana la care trebuie sa ajunga. Inainte de a trimite invitatia, scrisoarea sau emailul, verifica daca numele adresantului este corect. De asemenea, verifica daca numele persoanelor care vor primi reply la email, adresa si domeniul sunt corecte. Daca mesajul trebuie vazut de mai multe persoane, acestea trebuie asezate in ordinea importantei. Foloseste Reply all doar daca intreaga lista de persoane trebuie sa afle ceea ce transmiti.

Daca trimiti din greseala un email unei persoane careia nu ii era destinat, aceasta trebuie contactata cat mai curand, rugata sa ne scuze eroarea, sa ignore mesajul, iar daca este absolut necesar, i se poate solicita stergerea acestuia.

Subiectul relevant

Una dintre cele mai importante reguli in comunicarea scrisa este relevanta. Intr-un mediu in care se primesc zeci de mesaje zilnic, nimeni nu va fi interesat de un mesaj al carui subiect este diluat, confuz, prea general ori deloc interesant. Subiectul emailului trebuie sa reprezinte un brief de 3 – 4 pana la 7 cuvinte ce rezuma continutul mesajului si trebuie sa ii ofere destinatarului un indiciu relevant, usor de cautat intr-o data viitoare. Evita un subiect general,  ambiguu sau unul mai lung de 7-8 cuvinte. Nu este profesional sa trimiti emailuri cu subiectul: “Draga mea”, “Intrebare”, “De la mine”, “Brief”, “Sa nu uiti!”, “Atasat raspunsul corectat”, “Invitatie la evenimentul de lansare al Asociatiei de Lupta Impotriva Discriminarii si Sustinerea Egalitatii de Sansa- 12.03.2018”.

Adresarea potrivita

Cunoasterea regulilor de protocol este menita sa imbunatateasca performanta in domeniul comunicarii institutionale. Conform protocolului, formulele de adresare in comunicarea scrisa trebuie adaptate in functie de ierarhie. Verifica functia si statutul persoanei care primeste emailul. In general intr-un mediu profesional formulele de adresare vor fi: Domnule / Doamna + numele de familie. Intr-un email catre o persoana care detine o anumita pozitie intr-o organizatie se va mentiona si acesta: Domnule / Doamna director urmat de numele intreg. Formulele de adresare nu se prescurteaza.

Curtoazia a deschis intotdeauna usi ce pareau ferecate, asadar nu ezita sa iti arati respectul si pretuirea pentru destinatar(a): ”Stimate Domnule Profesor Stefan Popescu”, ”Distinsa Doamna Marina Lungu” etc. In comunicarea scrisa clasica, alege cu mare atentie formulele de adresare asezate pe invitatii sau scrisori pentru demnitarii straini, conducatorii unor institutii partenere, destinatari cu functii in conducerile organizatiilor internationale, ale organismelor legislative sau executive ale statelor (ministri, senatori, sefi de misiuni diplomatice, sefi ai unor ordine religioase sau militare, etc).

Continut clar

Conform etichetei in afaceri, nu este recomandat sa trimiti un mesaj prea lung sau ambiguu care l-ar putea deruta pe cel care il primeste. Continutul mesajului trebuie sa fie clar si concis, intins pe maximum 3-4 paragrafe. Un paragraf nu ar trebui sa depaseasca mai mult de 4-5 randuri. Verifica intotdeauna mesajele inainte de a le trimite pentru a observa eventualele greseli sau fraze neclare. In business nu sunt agreate emailurile cu prea multe abrevieri, de asemenea nu se utilizeaza excesiv sublinierea cuvintelor si nici semnele de exclamare. Nu trimite niciodata un mesaj fara sa il recitesti si evita formularile care ar putea fi considerate sarcastice ori prea pretentioase. Pentru a evita orice interpretare, adopta un stil cat mai formal. Pentru a facilita parcurgerea poti folosi numere, puncte / bullets, litere ingrosate, dar nu exagera cu fonturi diferite sau mesaje in culori nepotrivite.

Semnatura

Nu in ultimul rand, acorda importanta semnaturii, care ar trebui sa se regaseasca in orice mesaj. Aceasta trebuie sa se supuna aceleiasi reguli generale in comunicarea scrisa, relevanta. Este indicat sa utilizezi o  semnatura in care sa eviti detaliile inutile (fara fotografii, adresa de email, multiple numere de telefon alternative, desene incluse sau motto-uri inspirationale  etc). Semnatura electronica se foloseste imediat dupa terminarea textului si trebuie sa furnizeze informatii precum numele, functia, organizatia, numarul de telefon si adresa postala. In ultima vreme sunt agreate si semnaturile urmate de scurte mesaje CSR.

O comunicare scrisa buna, care sa respecte regulile de eticheta reprezinta una dintre abilitatile profesionistilor de succes, dar si o dovada de respect pentru ceilalti.

Regulile extinse ale etichetei comunicarii in afaceri le poti aprofunda in cadrul cursului avansat de Eticheta si Protocol in afaceri sustinut de Cristina Turnagiu Dragna in perioada 21-22 aprilie 2018.