Norme de protocol esentiale in evenimentele corporate pentru succesul in afaceri

Intr-un mediu competitiv de business, cunoasterea si aplicarea normelor de protocol devine esentiala pentru a ne diferentia fata de competitori. Atentia la detalii si cunoasterea obiceiurilor, particularitatilor etnice si culturale pot transforma o simpla conversatie intr-o afacere de succes. 

Atunci cand organizati evenimente corporate trebuie sa aveti in vedere diferentele culturale. Exista doua tipuri de culturi: low contex in care majoritatea informatiilor sunt transmise printr-un cod explicit si high context in care comunicare dintre membrii organizatiei este scazuta, majoritatea informatiilor sunt continute in contextul fizic sau internalizate catre individ. Din prima categorie sunt cele de origine germanica si scandinava in timp ce din a doua categorie sunt cele de origine latina, araba si cele din Extremul Orient. 

Regulile de protocol capata o importanta mult mai mare si includ metode specifice de primire a invitatilor, de relationare in afaceri si de ospitalitate. De aceea, normele esentiale ce trebuie respectate in evenimentele multinationale corporate ocupa un capitol specific in cadrul cursului de organizarea evenimentelor.

Trimiteti invitatiile pentru cine oficiale cu 3 – 6 saptamani in avans

Invitatia la un eveniment trebuie sa contina urmatoarele elemente: numele organizatiei sau al persoanelor care gazduiesc evenimentul, data, locul si ora, prilejul cu care este organizat evenimentul, tinuta obligatorie, daca invitatia este valabila +1 si bineinteles data pana la care se poate confirma si contactul pentru confirmare. Invitatiile printate trebuie inmanate personal sau trimise prin curier, cele via email trebuie sa fie in format PDF sau HTML. Ele pot contine link-uri ale locatiei sau poze/logo-uri ale organizatorilor. Toti participantii trebuie sa primeasca invitatiile in aceeasi forma. Cu cat timp inainte se trimit invitatiile? Cele pentru un bal caritabil cu cel putin 6 saptamani inainte, pentru o cina oficiala cu 3 - 6 saptamani, la dineu oficial cu pana la 6 luni inainte, pentru petrecerea de Craciun cu o luna, iar pentru un cocktail cu 1 – 4 saptamani in avans.

Raspunsul la invitatie trebuie sa vina prompt si politicos, chiar daca este vorba de un refuz. Raspundeti in timpul recomandat si in modul in care este indicat pe invitatie, telefonic, email sau prin retrimiterea invitatiei. Multumiti pentru invitatie si evitati explicatiile in cazul in care nu puteti ajunge. 

In Romania o cina de afaceri incepe la ora 20:00

Inteligenta culturala este un concept impus de nevoia de adaptare globala a persoanelor care fac afaceri in medii multiculturale. Indiferent de natura evenimentelor, atunci cand sunt participanti din tari diferite, invitatii se vor adapta la specificul gazdelor. Cu toate acestea, secretul succesului este sa tineti cont si de tipologia clientilor. De exemplu, in cazul unei companii europene ce are clienti dintr-o cultura cu o puternica componenta protocolara, aceasta trebuie sa se adapteze pe cat posibil specificului invitatilor. Astfel vor evita gesturi care pot fi interpretate ca fiind jignitoare. 

Daca sunteti in postura de organizator, veti stabili cina in functie de ora normala pentru intalnirile de afaceri de la noi din tara, iar oaspetii trebuie sa se conformeze. Daca veti organiza intalnirea intr-o alta tara este important sa cunoasteti si sa respectati normele din locul respectiv. In Rusia, ora  potrivita pentru o cina de afaceri este 18:00, in Belgia 19:00, in Mexic si Romania se incepe la ora 20:00,  in timp ce in Spania nu  vor fi mai devreme de 21:30. 

Primirea invitatilor la o intalnire de afaceri se face de catre o persoana din staff-ul companiei care nu va participa la discutii, daca delegatia este condusa de o persoana cu functie executiva; de catre directorul sau presedintele companiei daca delegatia este condusa de o persoana cu functie similara. 

In Germania trebuie sa ajungi cu cateva minute mai devreme de ora anuntata

Indiferent de cultura sau de origine, promptitudinea va fi mereu unul dintre simbolurile cheie ale protocolului in afacere. A ajunge la momentul potrivit este un semn de respect acordat acelui eveniment si persoanelor prezente. La intalnirile cu delegatii din Germania este recomandat sa ajungi cu cateva minute mai devreme de ora anuntata, in timp ce in America Latina este o dovada a fortei de negociere daca delegatia intarzie si 30 de minute. 

Acest procedeu se poate aplica si in cazul inceperii evenimentelor cu oficiali straini. Un eveniment care nu incepe la timp este o dovada a lipsei de respect, iar in unele culturi este perceput ca o jignire. 

In Belgia ne pupam de trei ori pe obraz

Salutul interpersonal este primul semn de politete. Cel care intra in sala este cel care trebuie sa salute. Acesta se poate realiza fie printr-o formula de tipul ”Buna ziua”, fie printr-o inclinare a capului si un zambet, daca persoanele pe care le saluti sunt prea departe. De asemenea, se poate face si printr-o strangere de mana. Trebuie sa tineti cont de modul particular de salut al fiecarei culturi. In unele tari europene se obisnuieste sa iti saruti interlocutorul pe obraz, in Spania si Italia aceasta se realizeaza de doua ori, in timp ce in Franta si Belgia de trei ori, la fel si in tarile arabe. Intotdeauna gazda este cea care are initiativa. In tarile asiatice precum Japonia si China se obisnuieste sa se realizeze o plecaciune insotita de stransul mainii.

La conferinte adoptati o vestimentatie business formal

Daca in invitatia pentru eveniment a fost specificat un anumit dress code, respectati indicatiile. Indiferent de tipul de eveniment trebuie sa aveti o tinuta decenta si ingrijita. Pentru evenimentele corprate exista mai multe tipuri de tinute: cocktail attire, un cod vestimentar semi-formal; business formal si profesional. Business formal poate fi diferit de tinuta de birou. Este un cod recomandat atunci cand participati la conderinte, cina oferita de companie sau decernarea unor premii in mediul de afaceri. Barbatii trebuie sa poarte costum cu pantaloni si sacou de culoare inchisa, camasi elegante si cravata, pantofi cu siret. In timp ce femeile trebuie sa poarte fie o rochie office cu un sacou, fie un deux-piece elegant cu camasa si pantofi eleganti cu tocuri medii. 

Dati telefonul pe modul silentios

Indiferent de eveniment, pe toata desfasurarea acestuia nu este recomandat sa utilizati telefonul mobil. Acesta trebuie dat pe modul silentios sau pe viibratii. Persoana de rang inferior este intotdeauna cea prezentata celei de rang superior, iar barbatii sunt prezentati femeilor. 

Conversatiile sunt necesare ca introducere in subiectul real al discutiei. Ele sunt acceptate in toate culturile si denota politete si interes pentru interlocutor. Evitati judecatile de valoare sau limbajul licentios este recomandat sa abordati subiecte sigure de conversatie precum: vremea, conditiile de calatorie, lucruri de vizitat intr-o tara straina, hobby-uri. Folositi fraze scurte si usor de inteles si acordati pauze pentru a asculta parerea celorlalti. Puteti folosi fraze empatice, daca vi se ofera ocazia.  

"Cunoasterea regulilor de protocol ofera numeroase avantaje, precum consolidarea statutului in colectivitate, imbunatatirea comunicarii interne in cadrul companiei, cresterea respectului de sine, ajuta la integrarea in cadrul unei comunitati, la castigarea clientilor si partenerilor de afaceri, la crearea contextului pentru relatii de durata. Respectul oferit colegilor va fi perceput ca o comunicare eficienta si va inlesni integrarea intr-o colectivitate. " spune Bianca Preda, trainerul cursului acreditat de Planificarea si organizarea evenimentelor.